В программе "1С:Бухгалтерия 8" начиная с релиза 3.0.74 автоматизирован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:
- добавлен новый документ "Путевой лист";
- добавлен новый вид операции "Топливо" к документу "Поступление (акт, накладная)";
- в "План счетов" к субсчету 10.03 добавлены новые субсчета:
- 10.03.1 "Топливо на складе" - на этот счет перенесены все движения, ранее отраженные на счете 10.03 "Топливо" (можно продолжить ведение учета топлива на счете 10.03.1 без использования документа "Путевые листы");
- 10.03.2 "Топливо в баке автомобиля" - предназначен для учета топлива по путевым листам, на этом счете можно вести учет топлива по каждому автомобилю по субконто "Транспортные средства". Для начала учета топлива по путевым листам в программе необходимо отразить остаток топлива в баке по каждому автомобилю проводкой Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01 (документ "Операция").
- в "План счетов" добавлен счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" (используется как вспомогательный для учета количества топлива без суммы);
- добавлен новый справочник "Транспортные средства", в который добавляются данные по автомобилям, используемым для служебных поездок;
- в справочнике "Физические лица" у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, следует указать данные водительского удостоверения по ссылке "Все документы";
- для включения опции по учету путевых листов в программе должна быть установлена функциональность "Полная" или выборочная с установленным флажком "Путевые листы" на закладке "Запасы" (рис. 1):
Первоначальные настройки (рис. 1):
- Раздел: Главное - Функциональность.
- На закладке "Запасы" установите флажок "Путевые листы".
Рис. 1
Документ "Путевой лист" (рис. 2 - 4):
- Раздел: Покупки - Путевые листы.
- Кнопка "Создать" (рис. 2).
Рис. 2
- По ссылке "Счет затрат" можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо (рис. 3).
- На закладке "Топливо" указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке "Документ" выберите вариант покупки топлива - "Топливная карта" или "Кассовый чек" и заполните необходимые данные (рис. 3).
Рис. 3
- На закладке "Маршрут" по кнопке "Добавить" заполните табличную часть - укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле (рис. 4).
- По кнопке "Печать" можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа "Авансовый отчет").
- Кнопка "Провести и закрыть".
Рис. 4
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).
При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ "Поступление (акт, накладная)" с видом операции "Топливо", который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
Счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" используется как вспомогательный.
При выполнении регламентной операции "Корректировка стоимости номенклатуры" в составе обработки "Закрытие месяца" формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.
Рис. 5
Материал взят с сайта its.1c.ru
